Heb jij het ook al gedaan? Jaja, vast wel. Iets anders terwijl je eigenlijk in een online-meeting hoorde te zitten? Als de camera uit staat, kan het verleidelijk zijn om even - of zelfs iets langer - iets anders te gaan doen. Snel de afwas doen, de wasmachine volladen, wat was opvouwen, de woonkamer opruimen of gewoon op hetzelfde scherm je mails bijwerken. Want je kan best wel multitasken denk je? Multitasken betekent dat je twee of meer informatie verwerkende processen tegelijk uitvoert. Volgens Paul Kischner, hoogleraar onderwijspsychologie aan de Thomas More Hogeschool, kan dat eigenlijk helemaal niet. Sommige computers kunnen dat. Maar mensen niet want die hebben maar één brein. Mensen kunnen aan taskswitching doen en dus van de éne naar de andere taak gaan. Maar twee taken evenveel aandacht geven lukt niet. Dat had je niet gedacht, toch?
In de huidige tijden, waar telewerken het nieuwe ‘normaal’ geworden is, verliezen we stilaan het vermogen om irrelevante stimuli te negeren en te focussen op één ding. Ik had het laatst ook voor, tijdens een online-yogasessie. Het lukte me niet in de flow te raken dus ben ik met de afwas gestart en heb ik in stilte gewacht tot de les gedaan was. Om dan toch nog even dag te zeggen en hopsa…uit die computer. Vroeg je jezelf als trainer bijvoorbeeld al eens af of de deelnemers nog wel achter hun scherm zitten als de camera’s uitstaan? En of je nog wel hun volle focus hebt? Je kan het ons niet kwalijk nemen. We zijn met z’n allen een beetje online-meeting-moe. Nochtans is dat aspect een belangrijk onderdeel geworden van telewerken, dat bijna zijn permanente intrede deed door de coronacrisis.
Als begeleider van een vergadering of workshop moet je extra hard werken om de aandacht van je deelnemers te houden. En daar is een verklaring voor. Het feit dat een online meeting zo vermoeiend is, heeft veel te maken met het feit dat we nu bijna uitsluitend online vergaderen.
5 redenen waarom het vermoeiend is
- Je zit fysiek tijdens je werkdag gemiddeld meer stil op je stoel dan op kantoor. Op kantoor verhuis je van je bureau naar een vergaderzaal, naar het lunchlokaal en terug naar je bureau. Thuis is je werkplek - afhankelijk van de ruimte die je hebt - vaak ook je ontspanningsruimte en eetruimte. Omdat veel van je vrije tijd zich ook in huis afspeelt, is het bovendien ook je café, je sportzaal, je cultureel uitje om online een museum te bezoeken
- Het is onmogelijk om echt en wederzijds oogcontact te maken. Ofwel kijk je in de camera en zie je dus de andere niet, maar die heeft wel het gevoel dat je in zijn ogen kijkt. Ofwel kijk je naar jouw scherm en dus niet in de ogen van je gesprekspartners(s). “Als je de ogen van je gesprekspartner ziet, begrijp je ook beter zijn gevoelens en de signalen die hij uitzendt. Dat vergroot op zijn beurt de empathie vergroot en de communicatie verbetert,” stelt wetenschapper Noam Lapidot-Lefler, onder meer hoogleraar aan de Faculteit Sociale Studies en Gedragswetenschappen en Onderwijs van Masaryk University.
- Lichaamstaal lezen is gewoon moeilijker online. We zien maar een deel van een persoon en onze hersenen proberen een beeld te vervolledigen en dat is vermoeiend. Volgens Lode Godderis, hoogleraar aan het centrum voor omgeving en gezondheid van de KU Leuven, doet een écht gesprek andere dingen met je lichaam dan een online-conversatie. Dat is zelfs te zien in hersenscans.
- Er zijn de hele tijd storingen in de communicatie. Familieleden die binnenstormen, een moeilijke internetconnectie, de muteknop die uitstaat, mensen die wegvallen, katten en baby’s in beeld. Het is alsof je naar tien televisieschermen tegelijk kijkt. De ene werkt wel, de andere niet.
- Internetvertragingen – of haperingen - zorgen ervoor dat er meer stiltes vallen tussen mensen. Die kunnen online heel onaangenaam aanvoelen. We associëren een trage reactie van mensen vaak met het feit dat ze niet geïnteresseerd zijn en dat is niet leuk.
Aandacht houden online is volgens mij een gedeelde verantwoordelijkheid van zowel begeleider en deelnemers.
Tips om te werken aan je eigen focus
- Verbeter zelf je eigen focus door te zorgen voor voldoende afwisseling tussen online en offline-momenten en schakel zoveel mogelijk storende factoren uit. Leg bijvoorbeeld je gsm in een andere kamer en ruim regelmatig je bureau op. Of maak van sommige ruimtes of momenten wifi-vrije ruimtes of momenten.
- Er zijn ook manieren om je eigen focus te verscherpen. Een oefening die je volgens Robert Bridgeman, een Nederlandse spirituele leraar, bijvoorbeeld kan doen is deze: kies regelmatig een object om naar te kijken en focus al je aandacht voor een aantal minuten op dit object. Als je afdwaalt, breng je je aandacht terug. Doe dit elke dag één keer. Je zal merken dat je focus verbetert.
Tips om als begeleider de focus van deelnemers vast te houden
- Varieer op verschillende manieren. Varieer tussen kleine en grote groepjes. Varieer in werkvormen. Doe niet langer dan 30 minuten dezelfde activiteit en beperk zeker de stukken theorie of input die je toont/geeft. Wissel een presentatie af met een quiz.
- Activeer je mensen! Geef opdrachten en stel vragen over de input die je geeft. Beperk de delen waar er eenrichtingsverkeer is. Het zal je verbazen, maar het is vermoeiender om te luisteren dan om na te denken of zelf in gesprek te gaan. Bovendien leren mensen meer en verhoog je de retentie als ze zelf over de inhoud moeten nadenken. Want leren is een actief proces.
- Integreer beweging in je oefeningen en programma. Het is niet omdat je online vergadert dat iedereen voor zijn scherm moet blijven zitten. Daag mensen uit voor een sportieve uitdaging tijdens de opleiding (om ter meest stappen of buikspieroefeningen tegen het einde van de workshop). Of zorg voor een actieve energizer. Een leuke opwarmer is bijvoorbeeld een online-bingo. Je toont een aantal voorwerpen die mensen zo snel mogelijk in hun huis moeten zoeken. Dit kan heel kort en zorgt voor een fijne energie en een fris hoofd.
- Maak afspraken over hoe je in interactie zal gaan. Het kan vermoeiend zijn en stroef aanvoelen als mensen door elkaar spreken als je online een vraag stelt. Spreek signalen af. Moeten mensen hun echte of virtuele handopsteken voor ze antwoorden of antwoorden ze in de chat? De chat is trouwens een geweldige en veilige manier om vragen te stellen. Mensen kunnen opmerkingen en vragen toevoegen die je als begeleider kan integreren. Het helpt je om voeling te houden met de deelnemers.
- Kondig pauzes aan en hou er voldoende. Beter twee korte pauzes dan één lange. Ik hou altijd één pauze bij een meeting van 1u30. Bij meetings die langer zijn, las ik er 2 of meer in. Laat mensen ook zelf aangeven wanneer ze pauze nodig. Het heeft geen zin om verder te gaan als iedereen is afgehaakt.
Conclusie, interactief en met plezier en aandacht online vergaderen en workshops houden: het kan wel degelijk!!! Online gelden eigenlijk dezelfde principes rond interactie als offline. Maar het vraagt net iets meer inspanning omdat er meer storende factoren zijn.
Wil jij meer weten over dit thema?
- Volg onze gratis online inspiratiesessie over dit topic
- Leer alles over online en offline faciliteren van groepen en schrijf je in voor onze opleiding Faciliteren van vergaderingen en groepsprocessen
- Wil je graag in jouw organisatie op maat aan de slag rond dit thema, stuur dan een mailtje. Doen hé! ;-)
